Das Thema Abrechnung wird erfahrungsgemäß leider von sehr vielen Therapeuten stiefmütterlich behandelt und rückt in der Regel erst nach der Gründung der eigenen Praxis in den Fokus – wenn der Druck da ist, regelmäßig Geld einnehmen zu müssen. Dabei ist die Abrechnung von therapeutischen Leistungen sehr wichtig für Ihren unternehmerischen Erfolg. Schließlich hängen sowohl der langfristige Praxisfortbestand, wie auch die eigene (private) Existenz von einem guten und regelmäßigen Einkommen ab.
In einer Vielzahl von Telefonaten mit Therapeuten kommt immer wieder ein Thema zur Sprache – die schlechte Zahlungsmoral der Patienten bzw. Klienten. Immer wieder wird berichtet, dass Rechnungen im oberen dreistelligen oder gar vierstelligen Bereich nicht oder nur teilweise bezahlt werden. Dies gilt es möglichst zu vermeiden, aus diesem Grunde stelle ich Ihnen hiermit einige Abrechnungshinweise zur Verfügung.
Abrechnungs- und Verhaltenstipps für Therapeuten
• Rechnen Sie nach der persönlichen Situation des Patienten ab, indem Sie eine leistungsträgerkonforme Rechnung stellen. Eine entsprechende Vorgehensweise muss im Vorfeld mit dem Patienten/Klienten abgesprochen werden.
• Bitte rechnen Sie nicht mit allen Patienten identische Beträge ab! In keinem Bereich der Medizin wird dies so gehandhabt. Warum ausgerechnet Heilpraktiker dies häufig so handhaben, obwohl ihnen das Instrument des GebüH zur Verfügung steht, ist unbegreiflich. Berücksichtigen Sie bitte die Tatsache, dass unterschiedliche Leistungsträger unterschiedliche Rechnungsbeträge aus dem GebüH zugrunde legen, um unnötige Kürzungen Ihrer Rechnungen und damit unnötige Konflikte mit Patienten zu vermeiden.
• Das Forderungsmanagement wird durch eine gute Buchhaltung optimiert. Ein gutes Praxis-/Existenzgründungsseminar (www.naturheilpraxis-abc.de ) berücksichtigt auch diese Aspekte umfassend und auch für Sie verständlich, so dass die tägliche Umsetzung in der Praxis gelingen wird.
• Stellen Sie für JEDE Behandlung eine Rechnung mit fortlaufenden Rechnungsnummern aus (z.B. mit dem Abrechnungsprogramm heilpraxisLIFE) . Im Falle einer Buchprüfung Ihrer Praxis durch das Finanzamt erspart Ihnen dieses Vorgehen eine aufwändige und teure Nachprüfung.
• Schließen Sie, wenn möglich, mit den Patienten/Klienten einen Behandlungsvertrag ab, in dem auch die Modalitäten der Abrechnung beschrieben werden.
• Weisen Sie den Patienten vorab auf die Prognose der Therapie hin. Mit der Heilpraktiker Software heilpraxisLIFE können Sie Angebote incl. Prognose, ähnlich einem „Heil- und Kostenplan“ erstellen.
• Geben Sie KEINE Heilungsversprechen ab! Führen Sie KEINE telefonischen Behandlungen oder Beratungen durch!
• Bündeln Sie Ihre Leistungen in sog. Leistungsketten oder Makros. Die einzelnen Leistungen sollten diagnosebezogen aufeinander abgestimmt und optimiert sein. Die Erstellung einer Rechnung findet so innerhalb von wenigen Sekunden statt.
• Vereinbaren Sie tendenziell eher mehrere Behandlungstermine von kurzer Dauer statt wenige, lange Behandlungstermine.
• Bei länger dauernden Behandlungsserien sollten immer wieder kleinere Rechnungen ausgestellt werden (mindestens eine Rechnung pro Monat). Dies kann Ihnen eine böse Überraschung am Ende einer längeren Behandlungsserie ersparen.
• Rechnungen über 500 EUR durchlaufen bei den Leistungsträgern häufig eingehendere Prüfungen. Hohe Gesamtrechnungen werden durch die Sachbearbeiter der Kassen häufig zusammengestrichen. Von den Kürzungen sind in der Regel bestimmte GebüH-Ziffern, die im „Kann-Bereich“ der Erstattungsfähigkeit liegen (beispielsweise sind dies gerne die „1“, die „2“, die „4“ und die „5“ sowie einige Weitere), betroffen. Liegen die zu diesen Rechnungen gehörigen Behandlungstermine bereits längere Zeit zurück, wird es schwierig, sich im Falle von Nachfragen daran zu erinnern und Sie müssen unter Umständen Ihre Dokumentationen nach den Rechtfertigungen des Einsatzes dieser Ziffern durchforsten.
• Einige Inkassounternehmen bieten die Möglichkeit an, Informationen über die Zahlungsfähigkeit von künftigen Kunden (Patienten/Klienten) einzuholen. Hierfür ist die Einwilligung des Patienten/Klienten notwendig. Ob ein solches Vorgehen allerdings das Vertrauensverhältnis zwischen Ihnen und Ihren Patienten/Klienten befördern wird, darf sicher berechtigt in Frage gestellt werden. Zudem ist eine solche Abfrage mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden, der in keinem Verhältnis zu seinem Nutzen steht und Ihnen im Zweifelsfall ein Klageverfahren mit ungewissem Ausgang nicht ersparen wird.
• Die Abrechnung über eine Rechnungsfakturierungsstelle (Abrechnungsstelle) und der Verkauf von Forderungen kann in Erwägung gezogen werden, besonders dann, wenn eine hohe Liquidität ins Auge gefasst wird. Hierfür ist eine sog. PAD-Schnittstelle notwendig. Diese PAD Schnittstelle ist in der Heilpraktiker Software heilpraxisLIFE in allen Editionen kostenlos enthalten.
• Informieren Sie sich eingehend über die unterschiedlichen Abrechnungsstellen. Hier gibt es sehr große Unterschiede sowohl in den Gebühren, mit denen Ihre Rechnungen belastet werden (bei „teuren Anbietern sind diese bis über 5%!), als auch im „Ton des Schriftverkehrs“ der Abrechnungsstelle Ihren Patienten gegenüber. Dies kann das Therapeuten – Patientenverhältnis über Gebühr belasten oder Patienten sagen ihre Termine ab und vereinbaren auch keine weiteren Behandlungstermine, was für Sie einen gravierenden Einkommens- und Imageverlust bedeuten kann.
• Heilpraktiker haben (außer in Notfällen) keine Behandlungspflicht wie Ärzte. Wenn Sie bei einem Patienten/Klienten kein „gutes Gefühl“ haben oder bereits schlechte Erfahrungen machen mussten, dann verweigern Sie die Fortsetzung der Therapie. Das spart Zeit und Nerven, die Sie anderen Patienten widmen können.
• Scheuen Sie sich nicht, offene Rechnungen im ein- oder zweistelligen Bereich „abzuschreiben“, vor allem, wenn Sie die Zahlung bereits mehrfach angemahnt haben. Machen Sie sich eine entsprechende Notiz im Patientenstamm.
• Bei einigen Leistungsträgern kommt es immer wieder auch zu ungerechtfertigten Kürzungen, die die Patienten an Sie weitergeben. Wenn dies Patienten sind, die durch frequente Terminvereinbarungen ein wesentlicher Wirtschaftsfaktor Ihrer Praxis sind, verzichten Sie auf Mahnschreiben. Machen Sie Ihrem Steuerberater klar, dass der wirtschaftliche Gewinn auf lange Sicht höher ist, wenn Sie aus diesen Rechnungen auf kleinere Teilbeträge verzichten. Zu diesem Thema erfahren Sie guten Seminaren, wie Sie hier genau vorgehen können.
• Besuchen Sie gute Abrechnungsschulungen, um das Thema „Abrechnung mit dem GebüH“ zu vertiefen und zu verinnerlichen. Ich kann die Seminare von Frau Sabine Schiewer, Heilpraktikerin und Existenzgründungsberaterin des BDH (www.naturheilpraxis-abc.de) sehr empfehlen. Sie erhalten in diesen sehr interessanten Seminaren viele wertvolle Tipps und Informationen, die die Seminarkosten in kürzester Zeit durch Gewinnsteigerung wieder hereinholen werden.
Achtung Verjährung! Die Verjährung von Honorarabrechnungen von Heilpraktikern ist im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) durch den Paragrafen 195 geregelt. Hier steht geschrieben: Die Verjährungsfrist beträgt drei Jahre und beginnt am Ende des Jahres, in dem der Anspruch auf Honorar entstanden ist. Der Zeitpunkt der Rechnungsstellung spielt hingegen keine Rolle – das ist ein Unterschied zu den Regelungen für die Honorare von Ärzten.
Wurde der Patient beispielsweise im September 2015 behandelt, beginnt die Verjährungsfrist am 31. Dezember 2015 um 24.00 Uhr. Sie endet drei Jahre später am 31. Dezember 2018, ebenfalls um 24.00 Uhr. Endet die Verjährungsfrist an einem Samstag, Sonntag oder Feiertag, verlängert sich die Verjährungsfrist bis zum nächsten Werktag.
Allerdings sollten Sie Ihre Rechnungen aus oben erwähnten Gründen sehr zeitnah erstellen. Das Abrechnungsprogramm für Heilpraktiker „heilpraxisLIFE“ bietet hier eine sehr gute Grundlage, Ihre Arbeit innerhalb weniger Sekunden in abrechenbare Leistungen umzuwandeln, und das sofort am Ende einer jeden Behandlung. Ergänzend zu diesem Programm ist eine straffe Praxisstruktur ein wichtiger Faktor, Ihren unternehmerischen Erfolg zu sichern. Auch zu diesem Thema erfahren Sie in oben erwähnten Seminaren alles Wichtige.
Experte
Stefan Lackermeier
Heilpraktiker
Weiterführende Links
Heilpraktiker Software heilpraxisLIFE
Heilpraktiker Software SalutaMED
Heilpraktiker Ausbildung
Konzepte & Heilkunst GmbH
